Erfahrungen & Bewertungen zu AB - Erfolg durch Kompetenz UG
18. Oktober 2018

Patientenakten im PKW

Richtiger Umgang mit Patientenakten bei Hausbesuchen
  • Mitarbeiter unbedingt gründlich erneut belehren,
  • der Inhaber haftet auch für Nachläßigkeit der Mitarbeiter,
  • deshalb Patientenakten NIEMALS im Auto liegen lassen.

Aus aktuellem Anlass – bitte unbedingt beachten:

Unlängst erreichte uns ein Anruf eines Kunden. Er teilte uns mit, dass jemand Nachts den PKW eines Mitarbeiters aufgebrochen hatte.

Autoradio, Geldbörse und 14 Patientenakten wurden gestohlen.

Patientenakten, die entgegen der Mitarbeiterbelehrung und unserer Empfehlung, von dem Mitarbeiter über Nacht im PKW gelassen werden stellen eine groben Verstoß gegen die Datenschutz-Grund-Verordnung dar und hier haftet der Mitarbeiter ebenfalls gegenüber dem Praxisinhaber.

Der Schaden für den Mitarbeiter ist zunächst übersichtlich einzuschätzen, denn darum kümmert sich in erster Linie die Kfz-Versicherung. Verlorene Ausweise können ersetzt werden und das Risiko durch den Verlust von Bankkarten und ähnlichem kann durch den Betroffenen selbst eingedämmt werden.

Die möglichen Folgen für die Praxis wegen des Verstoßes gegen die DSGVO sind jedoch noch nicht abzusehen.

Der Praxisinhaber meldete den Vorfall gemäß der Vorschriften an die Behörde (siehe dazu auch die Infoseite: Datenverlust), welche daraufhin die Ermittlungen aufgenommen hat. Ob es hier zur Verhängung eines Bußgeldes kommt oder nicht, bleibt abzuwarten. Ein Imageschaden dürfte jedoch schon stattgefunden haben, denn es gehört zu den Pflichten des Praxisinhabers, seine Patienten über den Datenverlust zu informieren.

Uns zeigt dieser Vorfall ganz deutlich, dass der Ernst der Lage immer noch nicht bei allen angekommen ist.

Verstöße gegen die DSGVO sind kein Kavaliersdelikt!!!

Bei unserem Kunden führen wir eine Begehung Ihrer Praxis/Geschäftsräume und eine Risikofolgeabschätzung vor Ort durch.
Das heißt: Wir begutachten und protokollieren die Maßnahmen, die Sie durchgeführt haben um die Daten Ihrer Patienten zu sichern und beraten Sie, falls Verbesserungsbedarf besteht.
Wir erstellen für Sie die Nachweise der „Technischen und Organisatorischen Maßnahmen – TOMs“ und das „Verfahrensverzeichnis„, welches von der Behörde im Schadensfall eingefordert wird.

Ein wesentlicher Punkt unserer Vorortberatung umfasst auch den sicheren Umgang mit Patientenakten.

Wir empfehlen grundsätzlich:

  • Patientenakten immer nach Abschluss der Hausbesuche zurück in die Praxis zu bringen. Hier sind die abschließbaren Schränke, in die Sie als Praxisinhaber investiert haben, um die Daten Ihrer Patienten zu sichern.
  • Es werden nur die Patientenakten zu Hausbesuchen mitgenommen, die an diesem Tag gebraucht werden. Keine andere Akte hat etwas außerhalb der Praxis verloren.
  • Der Transport von Patientenakten hat in geeigneten Behältnissen zu erfolgen. (Aktenkoffer/ stabile Tasche mit Schloss).
  • Patientenakten werden nie unbeaufsichtigt gelassen! Sie bleiben während des Hausbesuchs in Sichtweite des Mitarbeiters. Kein Unbefugter darf Zugriff oder Einblick erhalten. (Das gilt auch für neugierige Familienangehörige.)
  • Es werden niemals Patientenakten im Auto zurückgelassen. (Auch nicht „ausnahmsweise“ oder für „nur Fünf Minuten“)

Wir hören in diesem Zusammenhang oft, dass es für die Mitarbeiter als zu umständlich empfunden wird, wenn sie sich an diese Vorgaben halten sollen.
Aber fragen Sie sich, ob Sie als Praxisinhaber Ihre Hand dafür ins Feuer legen können, dass Ihren Mitarbeitern kein Fehler unterläuft oder Ihre Mitarbeiter Opfer eines Diebstahls werden.

Können Sie wirklich garantieren, dass die Akten, die sich nicht in Ihrer Praxis befinden, sicher gelagert werden? Haben auch Familie und Freunde des Mitarbeiters keinen Möglichkeit auf die Akten zuzugreifen?

Machen Sie sich bewusst, dass Sie als Praxisinhaber allein die Verantwortung tragen, wenn es zu einem Datenverlust kommt.

Denn Sie stehen mit Ihrem guten Namen und dem Ruf Ihrer Praxis im Fadenkreuz, wenn Ihren Mitarbeiter Fehler unterlaufen. Sie werden haftbar gemacht, nicht der Mitarbeiter.

Sie können sich natürlich bis zu drei Monatsgehälter von Ihrem Mitarbeiter einklagen, wenn es im Schadensfall zu einem Bußgeldbescheid kommt, aber können Sie damit wirklich den ganzen Schaden auffangen, der Ihnen und Ihrer Praxis entsteht? Und verlieren Sie dabei nicht auch noch einen Mitarbeiter?

Oder wäre es nicht dienlicher, von Anfang an mit Ihrem Mitarbeitern gemeinsam einheitliche Prozeduren zu entwickeln, die das Risiko für Ihre Praxis senken?

Rufen Sie uns an – Wir helfen Ihnen dabei, Ihre Praxis sicherer zu machen.

Zusammengefaßt:
Es sollte in Ihrem ureigensten Interesse liegen, dass nach den Hausbesuchen die Patientenakten direkt wieder in die Praxis zurück gebracht werden!


Bei Frage rufen Sie unseren Datenschutz-Fachmann Jörg Zehentmaier einfach direkt an


Die gesamte Datenschutzgrundverordnung in ihrem Wortlaut finden Sie hier.